TODOリストの罠：スケジュール帳へのスイッチが効く理由
日々の生活の中で、多くの人々が「やるべきこと」に追われているとがあるのではないでしょうか。
仕事のプロジェクト、家庭の用事、趣味、友人との約束…等々。
タスクは一日24時間という限られた時間の中でどうバランスを取るのか、どれから手を付けるべきなのか、常々私たちを悩ませます。
タスク管理がうまくいかないと、重要なことを忘れたり、時間に追われる日々になりがちです。その結果、ストレスが大きく、生産性の低下を招くこともあります。
自分の悩みを解決するために、多くの人がTODOリストを使ってタスクの一覧化を試みることがあるでしょう。
ただ、今度は新たな問題に直面します。 「進捗してない」「どれから手を付ければいいのかわからない」という声を聞くことも少なくありません。
このような現実を踏まえて、タスク管理に関してTODOリストともう一つの方法、スケジュール帳の違いと、どちらがタスク完了において有効なのかを考えて行きたいと思います。
TODO リストの現実
TODOリストの存在は、きっと多くの人にとってなじみの深いものです。
新しいプロジェクトが始まり、頭の中に浮かぶ「やらなければいけないこと」をメモ帳やスマホのアプリに記録する習慣。一般的な方法だと思います。
しかし、実際には実践することによってTODOリストが増え続ける。その中から「何を始めるか」を選ぶことが困難になることがよくあります。
違和感を感じるかも知れませんが、タスクが増えてそれぞれの優先順位や進め方が困難になってきます。
また、TODOリストには「いつやるのか」という時間軸が欠けていることが多いです。
タスクがたまりすぎると、どれも重要だと感じて、結局、一日を過ぎても未完了のまま積み残されるものが出てきます。
さらに、次の日のリストには新たなタスクが追加され、優先順位を判断するのに混乱する場合があります。
このような現実は、多くの人が経験していることでしょう。つまり、TODOリストだけでは、タスク管理がうまくいかないということが分かると思います。
では、どうやれば解決できるのか？ 次の項で、別のアプローチであるスケジュール帳について考えてみましょう。
スケジュール帳の特徴
TODOリストの限界を感じ、何か新しい方法を考える中で、スケジュール帳という選択肢あなたにとって新たなアプローチとなることでしょう。
私たちの多くは、時間を有効に使いたいと思いつつ、その具体的な方法が見えずに実現するのが困難になる可能性があります。
そこに登場するのがスケジュール帳です。
スケジュール帳は、制限や必要なことをリストアップするだけではなく、タスクに「いつ取り組むのか」まで明確にすることができます。この時に用いられるが、タイムブロッキングという手法です。
タイムブロッキングとは、1日をいくつかの時間ブロックに分割し、各ブロックに何をするのかを計画する方法です。
例えば、午前中はプロジェクトAに着手、午後はプロジェクトBと家庭の用事、といった具体的な予定を立てていきます。
この方法の素晴らしい点は、時間の有効活用と計画性の向上にあります。
時間の有効活用とは、一つひとつにかける時間を確保すること、優先すべきタスクを効率よく進める能力のことです。
スケジュール帳を使い始めると、タスクが積みあがっていく悩みから解放され、1日の流れをよりスムーズに管理できるようになります。
スケジュール帳は、TODOリストでピックアップした「やるべきこと」から先に進んだ、「いつまでにやるか」まで考慮したタスク管理のツールです。
この方法が、タスク完了にどのように有効か、次の項
スケジュール帳の効果
スケジュール帳への移行は、タスク管理の新しい扉を開くものでした。
この項では、スケジュール帳の使用によって得られる効果に焦点を当ててみましょう。
まず、最も重要なのはタスク完了率の向上です。スケジュール帳では、タスクの開始時間と終了時間を明確に設定します。
これによって、明確に「その後やる」ではなく、具体的な「この時間に」 「これをする」という明確な計画が立てられるのです。
結果として、タスクが計画通りに進み、完了率が高まります。
次に、長期計画の立てやすさもスケジュール帳の大きなメリットです。例えば、数週間後のプロジェクトの締め切りに向けて、段階的にタスクを分割計画し、日々の進捗を確認することができます。
一気にタスクを消化しようとするストレスを軽減し、より健全な作業リズムを築くことができます。
さらに、スケジュール帳は、予期せぬ変更への対応も柔軟に対応します。仮に計画通りに進めなかったとしても、すぐに再調整して全体のスケジュールに取り込むことができるため、変化の多い現代社会でのタスク管理に関しても非常に有効です。
最後に、スケジュール帳が私たちの生活に与える安心感があります。タスクが予定通り進んでいく様子を確認することで、達成感を味わい、次へのモチベーションも高まります。
これらの点から、スケジュール帳はただの「やるべきこと」のリストよりも、タスク管理の効果的なツールであると言えるでしょう。
この方法を導入することで、私たちの時間管理は新たな次元へと進みます。タスクの完了はもちろん、日々の生活における満足度の向上にもつながります。
どれを選ぶのが良いか? TODOリストとスケジュール帳
TODOリストとスケジュール帳、どちらが優れているのか、という問いに対して一概に決めつけるのは難しいです。
それぞれのツールには、それぞれの場面での良い面があるからです。
スケジュール帳は、タスクの開始時間と終了時間を明確にし、タイムブロッキングによって日々の流れを計画することで、TODOリストよりも効果的にタスクを完了させることができます。
しかし、これは一面的な視点に過ぎません。例えば、一日の予定が非常に柔軟で、急な変更が頻繁に起こる場合、シンプルなTODOリストのより良い点かもしれません。
また、緊急かつ重要でないタスク、一時的に「いつかやりたいこと」を考えるためのリストとしては、TODOリストが適しています。 忘れずに実行することができるのです。
結論として、TODOリストとスケジュール帳のどちらを選ぶべきかは、読者自身のニーズと、どのようなタスク管理を求めているのかによります。目的を明確にし、それに適した方法を選ぶことです。
タスク完了の具体的な道筋を立てたい場合にはスケジュール帳、柔軟なタスク管理を求める場合にはTODOリストと、それぞれのツールがもたらす利益を最大限に活用しましょう。
まとめ
スケジュール管理は、個人のライフスタイルや仕事の性質、目標に対する考え方など、多岐にわたる要素に影響します。
それぞれの人に合った方法が存在するため、スケジュール帳とTODOリストのどちらが絶対に優れているとは言えません。
このブログ、TODOリストとスケジュール帳のそれぞれの特徴と、タスク完了に対する効果を検討してきました。
TODOリストはシンプルでフレキシブルな管理が可能であり、一方、スケジュールはタイムブロッキングによって時間効果的に使うことができるという違いがあります。
タスクの完了という重要な目的については、この記事で強調したように、スケジュール帳が特に有効であることがわかりました。
タスクの開始時間と終了時間を明確に設定することで、スケジュール帳に従って作業を進め、目標を効率的に達成できるからです。
しかし、最終的にどちらの手法を選ぶかは、個人の状況とニーズに応じて検討する必要があります。重要なのは、自分自身の目標と日常の流れを見据え、それに合わせたスケジュール管理の方法を選ぶことです。
今後も新しい管理方法が登場するかもしれませんが、基本となるのは「タスクをどう進める、どう完了させるか」という視点です。
この視点を忘れずに、日々の生活と仕事を整理し、充実した時間を費やして手助けになることを願っています。
最後に、タスク管理は常に進化するものであることを忘れず、新しい方法に柔軟に対応して、自分に合った最適な手法を見つけてください。
